Výbor SVJ často řeší spoustu věcí najednou: platby, revize, opravy, požadavky vlastníků, zápisy ze schůzí, faktury i termíny. Pokud jsou informace rozdělené mezi e-maily, tabulky, papírové šanony a osobní poznámky členů výboru, dříve nebo později začne něco zapadat.
Online správa domu má právě tomuhle chaosu zabránit. Nejde jen o to, aby byl dokument někde nahraný. Důležité je, aby výbor rychle viděl, co se v domě děje, co je hotové, co se řeší a co je potřeba pohlídat.
Co by měl výbor vidět na jednom místě?
- dokumenty domu, smlouvy, zápisy, revize a pojistné smlouvy,
- přehled vlastníků, jednotek, kontaktů a variabilních symbolů,
- platby, nedoplatky, přeplatky a pohyby na účtu,
- termíny revizí, kontrol, schůzí a dalších povinností,
- požadavky vlastníků, nahlášené závady a stav jejich řešení,
- faktury, rozpočet, fond oprav a podklady pro účetnictví.
Velkou výhodou je i historie. Když se po roce řeší, proč se něco opravovalo, kdo poslal nabídku nebo kdy odešlo vyúčtování, výbor nemusí hledat ve starých e-mailech. Stačí se podívat do portálu.
Online správa pomáhá i vlastníkům. Každý by měl vidět jen informace, které se ho týkají: své platby, dokumenty, zprávy z domu nebo vyúčtování. Výboru pak ubývá opakovaných dotazů typu „kde najdu zápis“, „kolik mám doplatit“ nebo „co se děje s opravou“.
Dobře nastavený portál nenahrazuje správce ani výbor. Je to nástroj, díky kterému mají všichni lepší přehled a méně věcí se ztrácí cestou.